真实案例实录

案例：周日晚上 40 分钟做完周一早会汇报

陈姐，38 岁，公司中层，周日晚上九点才想起明天早会要汇报本周部门情况。从她开口说第一句话，到存盘关机，一共 40 分钟——这一页把那 40 分钟一步步摊开给你看。

① 故事背景：她是谁，卡在哪

陈姐，38 岁，在一家做工业配件的公司做运营部主管。她上面有一位副总，手下 8 个人，分三块活：订单交付、质量返修、客户对接。她的一天大概是这样的：早上七点二十出门送孩子上学，八点半到公司，白天基本泡在会议、邮件和微信群里，真正能坐下来做事的时间是下午五点半以后。孩子上小学二年级，晚上九点前她要陪着写作业，九点以后，才是她自己的时间。

那个周日她其实一刻没闲着：上午带孩子去图书馆，下午收拾家里、洗了两筒衣服，傍晚给父母打了个电话。晚上九点，孩子睡了，她端着一杯温水坐到餐桌前，打开电脑，想先把明天早会要用的东西弄一下。然后她想起来了——周一早会，轮到她讲本周部门情况；而且她本来打算借这个机会，跟领导提人手的事。

她手头不是没材料。订单系统里能拉出本周的出货批次，质量那边有返修记录，客服群里还有几条客户抱怨的话。问题是这些东西全是散着的：一组数字、几条消息、几件还没办完的事。她脑子里是一团，落到 PPT 上就变成了"本周工作概述""存在问题""下一步计划"这种空壳子。她心里清楚，这样讲，领导八分钟只会低头看手机；更别说借这个机会开口要人了。

她为什么想到用 AI？半个月前，她被一封跨部门的邮件难住了，同事教她把要说的意思讲给 AI，让它先写个初稿。那次她改了三遍才用，但她记住了一件事：AI 不怕你把话说得乱，它怕的是你不说给谁听、要说多久、想要什么。那晚九点零五分，她把电脑上的空白 PPT 关掉，打开了聊天框。

② 她第一次的提问：一句话，换来一堆废话

她当时脑子里想的，其实就是这么一句话。她后来把原话截图留了下来，因为她觉得这个对比太值钱：

问题出在哪？她把 AI 当成了一个"写 PPT 的机器"，而不是一个"帮她想清楚的人"。这一句话里缺了四样最要命的东西：

• 没说给谁听。是给副总一个人听，还是十来个部门负责人一起听？前者要结论，后者要背景。AI 不知道，只能写谁都能套的话。
• 没说多长时间。8 分钟和 30 分钟，是两种完全不同的做法。不知道时长，它就默认给你一份"什么都有"的东西。
• 没说要什么。她真正想要的是"要 2 个人"。可这句话她没写进去，AI 就以为她要的是一份"交差用的周报"。
• 没给数据。她手上那批真实的数字，一个都没提。素材是空的，出来的一定是空的。

③ 重新提问：把"要什么"说清楚

她在那句话前面坐了大概三分钟，先在纸上写了四行字：听众是谁、讲多久、我要什么、我有什么。然后把这四行改写成了一段话，发了进去。

我要在明天上午 9 点的公司早会上做一次汇报，请你先别写 PPT，先帮我把这件事想清楚。

【听众】一共 10 个人左右：一位副总（他拍板），还有 7 个其他部门的负责人。他们对我部门的具体业务不熟，只听结论。
【时长】我有 8 分钟，讲 6 页。
【这次汇报的真实目的】不只是汇报，我要开口申请人手。目前运营部 9 个人，其中 2 个人下个月要调去新项目，等于实际只剩 7 个人干原来 9 个人的活。我想申请补 2 个人。
【我手上的材料】本周出货 42 个批次，其中 3 个批次因为配件缺料延迟；返修 11 件，比上周多 4 件，主要集中在两个客户；有 3 家客户在群里提过交期的事，我都留着记录；另外这周我们自己加了两天班才把月底的一批货赶上。
【要求】1. 先给我一份 6 页的大纲，每页写清楚"这页只讲一件事"是什么；2. 第 5 页和第 6 页要留给我提人手的事；3. 凡是需要具体数字的地方，用【待填】标出来，我自己去系统里核，你不要替我编；4. 你先别写页面上的字，等我说继续。

她改的其实不是"写得漂亮"，而是"信息给足了"。逐条看，为什么这样一改就好用了：

1. 先说听众是谁、谁拍板。"一位副总拍板 + 七个外行"这句话，直接决定了后面每一页的语气：不能有内部黑话，不能绕，结论要先说。AI 拿到听众信息，才会替你做"翻译"这件事。
2. 先给时长和页数。8 分钟、6 页，是一个硬约束。有了约束，AI 才会做取舍；没有约束，它一定给你 12 页、20 页，因为"多写"对它来说永远比"少写"安全。
3. 把真实目的说出来。这是整段话里最关键的一句。她要的不是"汇报完成"，是"要到人"。目的定了，整份 PPT 的重心就变了——前面所有的数据，都要为最后那句请求铺路。
4. 把手上的原始材料倒出来。哪怕又乱又碎，也比不写强。42 个批次、3 个延迟、11 件返修、多 4 件——这些是这份汇报的骨头。AI 拿到骨头才能长肉。
5. 明确要求它别编数字。"需要数字的地方用【待填】"这一条，是她上一次踩坑之后学会的。宁可留空自己填，也不要一个看着很漂亮的假数字。
6. 让它先别写正文。"等我说继续"这一句，把节奏拿回到她自己手里。不然 AI 一口气写完 6 页文字，她连改都无从下手。

④ 完整对话过程：从草稿到成品

下面是她那晚真实的来回。中间有两次她不满意，直接说了"不行，重来"。这两次才是这一页最值钱的地方。

第 1 轮：先出大纲，她拿到一份 12 页的"宏伟蓝图"

第 2 轮：一句话砍到 6 页，并且问清"每页只讲一件事"

第 3 轮：逐页写"一句话核心 + 三个支撑点"

第 4 轮：她不满意，要返工两块

第 5 轮：改成口播稿，还要算时长

第 6 轮：要排版和配色建议

第 7 轮：让 AI 扮演领导，先提 5 个尖锐问题

⑤ 中间踩的坑：三个，一个比一个真实

这一晚并不顺。她卡住的地方很典型，你多半也会遇到。

⑥ 最后的结果

她 9 点 07 分发出第一句话，9 点 47 分存盘关机，中间还去厨房倒了杯水。我们把她那晚的动作拆开算：

第二天的会，她讲了 6 分钟出头，比计划的还短。副总在她说"我只需要一个答复时间"的时候抬了一下头，问了她三个问题：为什么是 2 个人、能不能先给 1 个、如果没人怎么办。这三个她前一晚都演练过，答得很顺。会后副总说的是那句她记了很久的话——"这次讲得清楚。"

至于那 2 个人力，结果说明白一点，免得你误会：不是当场就批了 2 个正式编制。会上副总的答复是，先让 HR 走一个评估流程，同时在月底前先安排 1 名实习生过来接客户对接的基础工作；另一个正式岗位的补充，要等编制和预算那边确认。两周之后，1 名实习生到岗，1 个正式岗位进了评估流程，最终能不能批、什么时候批，都不是她能在会上定的。

AI 帮不上忙的地方，她也说得清楚：

• 数据本身还是得她自己拉。42 个批次、11 件返修，是她在系统里一个个核对出来的，AI 只是帮她把数字摆到了该摆的位置。
• "到底是谁在拖后腿"这种事，她一句都没跟 AI 说。同事之间的摩擦、谁最近状态不好，这些不能贴进公开工具，也不该由 AI 来评判。
• 领导真正在意什么，还是她自己判断的。她知道副总最烦"绕"，所以砍掉了所有的铺垫，第一句就上结论。
• 编制、预算、外包能不能用，她按公司流程去问了 HR 和财务。这类涉及人事和钱的最终决定，AI 不能替代专业人士，也不能替代公司流程，一切以公司正式答复为准。
• PPT 是她自己一页页摆的。AI 只给了"白底深灰字加一个强调色、标题 32 号以上"这种建议，动手的还是她。

⑦ 可复制的 3 条提示词

这三条就是她那一晚用的骨架。换成你自己的内容就能用，中间的【】都换成你的真实信息。

我要做一次工作汇报，请你先别写内容，先帮我把这件事想清楚。

【听众】一共【 】人：其中【谁】拍板，其他是【什么部门／什么背景】的人，他们对我这块业务熟不熟：【熟／不熟，只听结论】。
【时长与页数】我有【 】分钟，讲【 】页。
【这次汇报的真实目的】不只是汇报，我还想【要说的事，比如：申请人手／争取预算／让别的部门配合】。
【我手上的材料】尽量都倒出来，乱也没关系：【数字、发生的事、客户的反馈、还没解决的事，一条一条列】。
【要求】1. 先给我一份【 】页的大纲，每页用一句话说清"这页只讲一件事"；2. 最后【 】页要留给我说【我的请求】；3. 凡是需要具体数字的地方，用【待填】标出来，我自己去核，你不要替我编；4. 先别写页面上的字，等我说继续。

按上面的【 】页大纲，做两件事。

第一件，每页给我：一句核心（不超过 20 字，能直接当标题）＋ 三个支撑点（每个不超过 25 字，先结论后数字）＋ 一行"所以呢"（这页讲完，听众该记住什么）。

第二件，把上述每一页改写成我上台要念的口播稿。要求：
1. 按每分钟 200 字算，总字数不超过【 】字；
2. 每页开头标出字数和大概秒数；
3. 用平时说话的方式，不要"下面我讲第二点""综上所述"这类过场词；
4. 数字一律用【待填】；
5. 最后告诉我，如果时间不够，应该先砍哪一段。

改完之后，凡是需要我自己核实的数字和事实，单独列一张清单给我。

请你扮演【听众里最挑剔的那位】，他的特点是：【例如：最讨厌绕来绕去／最烦拿不出数字／喜欢追问责任】。

请根据我上面这份汇报，提【5】个最尖锐、最可能让我答不上来的问题。每个问题后面给我一段 3 句话以内的回答要点。

另外单独列一张清单：【这几个问题里，哪些答案必须我自己去核实、或者去问别人】。请你明确标出来哪些内容你不能替我判断——特别是涉及人事、预算、合同、医疗、法律的部分，我会去找对应的专业人士和正式渠道确认。

⑧ 这个案例还能迁移到什么场景

陈姐这一晚用的方法，说穿了就三步：先说清听众、时长、目的 → 让它出结构、自己砍 → 变成能开口说的话。凡是"要讲给别人听"的场合，都能套。