各行各业怎么用

行政与前台

通知、排期、采购比价、报销、活动组织——这一页把行政和前台天天要干的活，拆成能直接抄的模板和表格。

这一页能帮你解决什么

• 十分钟写出一份同事看得懂的会议通知：哪天、几点、哪间会议室、谁参加、谈什么、带什么、找谁问，一个都不缺。
• 用一张排期表管住会议室、车辆、投影仪，不再出现两拨人约在同一时间抢同一间房。
• 写出一份像样的公文式通知：标题、称呼、时间、地点、人物、事项、落款、联系方式，格式齐全。
• 把"帮我买一批椅子"变成一张三方比价表：单价、含税、运费、上楼费、交期、质保、付款方式，一眼看出该选谁。
• 准备一套询价话术，问出对方的真实报价和那些没写在报价单上的费用。
• 把报销制度翻译成同事版说明书，讲清能报什么、要什么凭证、找谁签字、什么时候到账。
• 整理出报销单最常见的退回原因清单，事先发到群里，退回率当场下降。
• 策划年会、团建、生日会：产出一张带时间点、负责人、产出物、截止时间的分工表。
• 建一份办公用品台账，每月盘一次，不再靠翻聊天记录找"上次到底买了多少支笔"。
• 用一套来访接待流程，让客人从进门到离开都有人接、有水喝、有人送。

行政的活有个共同点：单件都不难，但件件都碎。碎活最怕的不是累，是来回确认——通知发出去被问十遍"几点"，比价表做出来被领导问"含税吗"，报销单交上去被打回来重填。AI 帮不了你跑腿，但它能帮你把"格式、结构、措辞、清单"这些最容易出错的部分一次性做对。

先看一个真实例子

例一：会议通知，从"没人看得懂"到"照着走就行"

两个提问的差别只有一个：坏提问把"会议信息"这件事外包给了 AI，可 AI 手里一条信息都没有；好提问把你脑子里那七件事——时间、地点、人、事、要带什么、找谁、落款——一次性交代清楚，AI 只负责排成公文的样子。所以写提示词的时候，你真正要练的不是"怎么问得漂亮"，而是"怎么把信息给全"。

例二：采购比价，从"帮我看看哪家便宜"到"给领导一张能签字的表"

例三：团建策划，从"漂亮废话"到"能贴群里的分工表"

可直接复制的提示词

下面 8 条，就是行政和前台最常用的 8 个场景。方括号【 】里的内容换成你自己的，其余不要改。用之前提醒一句：方括号里只填能用代号表示的信息，真实名单、金额、供应商名称写在自己电脑上。

请帮我写一份会议通知，按公文格式。
会议名称：【 】
时间：【 月 日（周 ）  :  —  :  】
地点：【 】
主持人：【 】
参会人：【 】，共【 】人
议题：1）【 】2）【 】3）【 】
需准备材料：【 】
联系人及联系方式：【 】
落款：【 】部门，日期【 】
要求：正文 200 字以内，分段清楚，最后加一句"如无法参加请提前告知联系人"。
所有【】里的内容我自己替换，请你不要编造。
写完后，请单列一张清单提醒我核对：时间、地点、参会人、材料、联系人，一共五项。

请帮我设计一张"会议室与场地排期表"，我要用它管理【 】个场地。
请给我四样东西：
1）表格应该有哪些列，每列填什么，为什么要这一列；
2）时间段怎么切分才不会撞车（比如整点开始、每场之间留出清场时间），给我一个具体的切分规则；
3）如果两个人临时都要用同一间会议室，给我 3 条处理话术，顺序是：先看有没有替代场地、再协商改时间、最后请示负责人；
4）每天下班前我应该核对哪三件事。
场地名称用【场地 A】【场地 B】这样的代号，不要编造公司信息。

我要做一份【 】的采购三方比价表。你只负责表格结构和评审口径，价格由我填写。
需求参数：【 】
数量：【 】，要求到货时间：【 】，送货地点：【 】
请输出：
一、比价表应包含的列，必须覆盖：含税单价、运费、上楼费、安装费、承诺到货日、质保年限、付款方式、发票类型，每列说明填写口径；
二、判断"最划算"的四个步骤：先过硬性要求、再算总落地成本、再比风险、最后比服务；
三、三段发给供应商的询价话术，要能问出是否含税、运费与上楼费、交期能否书面承诺、质保年限与范围、付款方式；
四、三条评审提醒。
注意：不要编造任何具体价格、供应商名称和优惠承诺。

请把下面这段报销制度，改写成同事一眼能看懂的说明。
制度要点：【粘贴公司允许外发的条款，或只写要点，不要粘内部财务数据】
请按四个问题组织：
1）什么能报、什么不能报；
2）需要什么凭证（发票抬头、税号、消费明细、审批单等）；
3）找谁签字、走什么流程；
4）大概多久到账。
要求：口语化，不超过 500 字，每条一句话；不要编造具体报销标准和金额；
最后加一句"具体以公司财务部门和官方规定为准，本说明仅供参考"。

我做行政，同事的报销单经常被财务退回。请帮我整理一份"提交前自查清单"。
我们常见的退回原因是：【发票抬头错误、缺税号、没有消费明细、超标未事先审批、跨月报销、缺少关联审批单、交了复印件、金额有涂改】（按你的实际情况增删）
请输出：
1）按最常发生排序的自查清单，每条写"检查什么 + 怎么改"；
2）一段可以直接发到公司群的提醒文字，语气友好，不超过 150 字；
3）一句贴在财务窗口的提示语，20 字以内。
不要编造具体报销标准和金额。

请帮我做一份【团建 / 年会 / 生日会】的策划与分工表。
基本情况：人数【 】，时间【 】，地点【 】，形式【 】
预算标准按公司规定另行填写，我不提供数字，你留空，不要编。
请输出：
一、按时间轴排列的分工表，列为：时间点 / 事项 / 负责人 / 产出物 / 截止时间，负责人用【负责人 A】之类的占位符；
二、物料清单，数量按人数上浮一成；
三、需要提前 3 天、提前 1 天分别完成的事项；
四、三条安全与应急提醒（天气、健康告知、离队管理）。
禁止使用真实姓名、真实预算数字和真实供应商名称。

请帮我设计一套办公用品的台账与盘点方法。
物品范围：【打印纸、笔、文件夹、饮用水、纸巾、电池、墨盒等】
请给我：
一、台账表格的列，至少包含：品名、规格、单位、入库、出库、结存、领用人、日期、备注，并说明结存怎么算；
二、怎么设置"安全库存线"，低于多少该下单，给我一个简单的计算思路；
三、月度盘点的三步流程（对账、实物清点、差异处理），每步写清谁做什么、留下什么记录；
四、盘点对不上时最常见的 3 个原因和对应的解决动作。
数据用【 】占位，不要编造我们公司的数字。

请帮我写一份前台来访接待流程，从接到预约电话一直到送客离开。
公司情况：【楼层 / 是否有门禁 / 可用的会议室，用【 】填写】
请输出：
一、7 步流程，每步写清"谁做、做什么、留下什么记录"；
二、前台在门口、电梯口、会议室三个场景各 2 句可以直接说的话，礼貌、简短；
三、三种意外情况的处理：客人早到、被访人临时不在、客人没有预约；
四、接待记录表应该记哪些字段。
不要编造公司地址、电话和访客个人信息，用占位符代替。

七件高频任务，一件一件说

1. 会议通知与场地排期表

会议通知写不写得好，就看七个要素全不全，记不住就用这句顺口溜：何时、何地、何人、何事、带什么、找谁问、谁落款。七个全了，同事就不用再来问你。

排期表是通知的"底账"。建议就用下面这几列，一张表管住所有场地：

用这张表要守三条规矩：一是不重叠，同一场地同一时段只能有一行；二是留清场时间，前一场 15:30 结束，下一场就从 16:00 开始，中间 30 分钟用来收桌子、开设备；三是当天早上核一次，把当天所有行圈出来，提前半小时去开门、开空调、试投影。

2. 公文式通知怎么写

公文式通知其实就是"谁、什么时候、在哪儿、干什么、怎么办"五段话，加上一头一尾。结构固定下来，套着用就行：标题（关于××的通知）→ 称呼（各部门／各位同事）→ 正文第一段写时间和地点 → 第二段写参加人员和议题 → 第三段写要求和需带材料 → 联系人和联系方式 → 落款部门和日期。

两个小细节最容易被忽略：一是称呼别写"大家好"，公文里写"各部门"；二是时间要写全，写成"10 月 14 日（周二）14:00—15:30"，别写"下午两点左右"。另外，正式通知尽量别用感叹号和表情，发到公告栏和发到微信群的是两种语气，需要的话让 AI 一次给你两版。

3. 采购三方比价表与询价话术

比价表的价值不在"比出最低价"，而在"把不可比的东西变成可比"。很多比价表被退回，原因就是口径不统一：一家含税一家不含税，一家包运费一家不包，一家交期三天一家三周。下面这张表的列，就是把这几种口径拆开摆平。

询价也别只问一句"多少钱"。三个问题一问，报价单立刻变得老实：问范围（"含税单价、运费、上楼费、安装费麻烦分开报"）、问承诺（"10 月 20 日前到货能写进订单吗"）、问后续（"质保几年、付款方式、开什么发票"）。所有这些，AI 都能帮你把话术打磨得更客气、更清楚，但价格必须你自己去问，也不能把对方的报价原件丢进公开工具。

4. 报销制度说明与常见退回原因

同事不爱看制度原文，是因为制度是写给"合规"看的，不是写给"我要报销"看的。你把制度改写成四个问题，退回率立刻降下来：什么能报、要什么凭证、找谁签字、多久到账。四条各写一句话，比贴三千字文件管用。

• 什么能报：写清类别和前提（比如"因公产生的交通、住宿、办公用品，需事先取得口头或书面同意"），不要留存档式的"其他"。
• 要什么凭证：发票抬头和税号要对、要有消费明细、金额和审批单要对得上、不要用复印件、不要涂改。
• 找谁签字：直属负责人先签，再交财务；超过一定金额要不要上一级，写清楚。
• 多久到账：写清每月几号前提交、走完流程后大约几个工作日到账（具体以财务口径为准）。

常见的退回原因，来来回回就这几条：发票抬头写错或没写税号；只有发票没有消费明细；报销标准和实际不符又没有事先审批；跨月甚至跨年才交；缺少对应的审批单或出差申请；交的是复印件；金额被涂改；一张单子上混了不同类别的费用。把这些做成一页"提交前自查清单"，让同事照着打钩，你能省掉大量来回解释。

5. 年会、团建、员工活动策划与分工表

活动策划最怕"流程写得很美，没人知道自己干什么"。你自己动手时按五步走：定主题（一句话说出这次活动图什么）、定口径（预算标准由公司规定，你只列预算项和数量）、定时间轴（提前几天做什么、当天几点做什么）、定分工（每件事写一个人名、一个产出物、一个截止时间）、定预案（下雨怎么办、有人受伤怎么办、有人临时不来怎么办）。

分工表就用"时间点 / 事项 / 负责人 / 产出物 / 截止时间"五列。注意两点：负责人只能写一个人，写"行政部"等于没人负责；产出物要具体到"确认单""采购小票""点名记录"，不能写"跟进一下"。活动前把表贴到群里，活动后把表收进文件夹——下次办同类活动，改几个日期就能复用。

6. 办公用品台账与盘点

办公用品乱，往往不是买多了，而是没人知道还剩多少。台账就用这九列：品名、规格、单位、入库数量、出库数量、结存、领用人、日期、备注。每次采购和领用各记一行，结存等于上一次结存加入库减出库。表不用多漂亮，坚持记就赢了。

再给每样东西设一条"安全库存线"：拿过去一个月的平均用量除以四，就是一周的用量，把两到三周的用量当成补货点。低于这条线就下单，不要等用完才想起来。月度盘点三步走：第一步对账，把台账结存打印出来；第二步实地清点，按区域数实物；第三步处理差异，少了就查领用记录和未登记的临时借出，多了就补登记。差异超过一定比例的品类，下个月就单独盯一次。

7. 来访接待流程

接待这件事，客人记不住你说了什么，只记得"有没有人管我"。流程固定成七步，前台换人也不慌：

1. 接到预约：问清来访单位、姓名、人数、到访时间、被访人、有没有车要进园区，登记在访客本或系统里。
2. 提前通知被访人：当天早上告知一次，客人快到前再提醒一次，避免"人到了，人不在"。
3. 门口迎接：主动起身、问好、确认姓名和单位，请对方稍坐。
4. 核验证件与登记：按公司规定登记，发放访客卡，说明电梯和洗手间位置。
5. 引至会议室：走在客人左前方半步，开门让客人先进，先请坐、后倒水。
6. 会议中巡视：每 30 分钟左右看一次茶水，需要投影、纸笔提前备好。
7. 送客与记录：送到电梯口或门口，收回访客卡，登记离开时间；重要来访当天写一句接待小结。

三种意外情况提前准备好说法：客人早到，先说"您先坐，我这就联系××，他大概十分钟后到"；被访人临时不在，先安排茶水，同时打电话确认替代人，不要只让客人干等；客人没预约，先说"我帮您联系一下"，再协调时间，不要直接说"不行"。

新手容易踩的坑

1. 把公司内部信息随手粘进公开工具。错在哪：供应商报价、员工名单、薪资、财务数据、客户合同一旦粘进公开的在线工具，你就失去了对它去向的控制。怎么改：一律换成占位符——供应商 A／B／C、员工甲、金额用【 】，让 AI 只处理结构和文字，真实数据留在你自己的电脑和公司系统里。
2. 通知里全是"近期""尽快""相关部门"。错在哪：省了你五个字，换来同事二十条追问。怎么改：时间写到分钟并带上星期，地点写到楼栋楼层房间号，参会人写清是全体还是某几个岗位，材料写清"打印几份"。
3. 比价只看单价那一列。错在哪：含税、运费、上楼费、安装费、交期、质保全被忽略，最后总花销反而更高。怎么改：统一含税口径，加一列"总落地成本"，评审时先说硬性要求再比钱。
4. 用制度原文当说明发给同事。错在哪：同事看不懂，就不看，然后单子被退回，你再解释一遍。怎么改：把制度改写成"能报什么／要什么凭证／找谁签／多久到账"四句话，附一页自查清单。
5. 活动策划只写流程，不写人和截止时间。错在哪：表格再漂亮，也没人知道该谁在什么时候交出什么。怎么改：分工表必须出现具体负责人、具体产出物、具体截止时间，负责人只能写一个人。
6. 让 AI 去生成数据。错在哪：名单、考勤、库存、金额这些只能是"事实"，AI 编出来的数字看着像真的，用起来就是事故。怎么改：数据从你自己的台账里来，AI 只负责整理、排版、算公式、写提醒语。

进阶一小步

常见问题