办公与职场

方案、制度与合同初稿

写策划案、SOP、协议草稿的正确姿势与红线。

这三样东西有个共同点：都是"从零开始写一份正经文件"，而且写不好后果不小。策划案写了没人看得懂，制度写了没人执行，合同初稿漏了一条关键内容，后面全是麻烦。

好消息是，这三类文件都有固定的骨架。你不需要文采，只需要知道该往里填哪几格。AI 最擅长的恰恰就是"按骨架填内容"——大模型就是你手机上那个能跟你聊天的 AI，它读过大量这类文件的写法；提示词就是你交给它的那段说明，你给它的骨架越清楚，它填得越靠谱。

坏消息是，AI 分不清"写得像"和"真的对"。它会把一份合同写得条理清晰、用词专业，但里面可能少了一条对你最要命的约定。所以这一页除了教你怎么写，更要教你怎么守线。

这一页能帮你解决什么

• 领导说"下班前给我一版活动方案"，你知道该按哪八块写，不会再对着空白文档发呆两小时。
• 拿到一份完整的活动策划案结构：背景、目标、对象、内容、分工、时间表、预算、风险预案，一块都不缺。
• 会把一件事写成别人能照着做的流程文件（SOP，说白了就是"标准操作步骤"，让新人照着做也不会错），包含目的、适用范围、职责、流程、表单、违规处理。
• 知道协议初稿该有的六个基本部分，能先搭出一个像样的骨架，再去请法务或律师看。
• 掌握本页最核心的方法：逐节生成、逐节追问，而不是一句话要一整份文件，出来的东西才不是空壳。
• 知道哪些内容绝对不能交给 AI 下结论：责任划分、处罚标准、免责条款，这些必须人工逐条核对并由专业人士确认。
• 拿到一份"提交前自查 12 问"，文件发出去之前自己扫一遍，能挡掉大部分低级错误。
• 知道 AI 写的初稿该怎么标注、怎么交给别人审，既用上它的速度，又不把责任推给工具。

先看一个真实例子

同一个需求，两种问法。你会发现差距不在 AI，而在你有没有给它一个明确的骨架。

看出来了没有？它给了你八个标题，每个标题下面只有一句正确的废话。原因很简单：你没告诉它背景、人数、场地、预算上限、谁是负责人，它只能拿"待定"把格子填满。这份东西交上去，领导只会问一句"你到底想怎么搞"。

这一版就能用了。它给了具体人数、具体比例、可以验收的标准，还主动停下来等你的反馈，并且明确告诉你"预算和场地我不替你定"——这正是你需要的态度：数字和承诺必须由人来给。

到这一步，一份能拿得出手的策划案已经成了大半。剩下的预算和风险预案，同样是一节一节往下写。整个过程你可能只花了二十分钟，但每写一节你都清楚它在说什么。

三套结构模板：照着填就行

这三套骨架请你存下来。以后不管写到哪一类文件，先把骨架摆出来，再往里填，就不会漏。

一、活动策划案：八个部分

1. 背景。为什么要办这件事。把现状、问题、上次的经验写清楚，两三句话说明白"不办会怎样"。
2. 目标。要写成能验收的：人数、场次、数量、比例、截止时间。写"提升影响力"等于没写。
3. 对象。给谁办的。多少人、什么身份、有什么特点、他们关心什么。对象不同，内容完全不同。
4. 内容。具体做什么。流程按时间顺序写，每个环节写清时长、负责人、需要什么设备或物料。
5. 分工。具体到岗位或人名，写清谁负责哪一块、什么时候交什么。出现"相关部门配合"这种话，就等于这件事没人负责。
6. 时间表。从今天倒推到活动当天，标出每周的节点和关键截止日。倒排比正排好用，因为你知道最后一天必须完成什么。
7. 预算。按科目列：场地、餐饮、物料、奖品、交通、应急备用金。每一项写清数量、单价、金额、付款方式。金额一定要由你自己或财务填，别让 AI 编。
8. 风险预案。至少想三件最可能出问题的事：人不够、场地或供应商出状况、天气或时间冲突。每一条写清"谁来发现、谁来拍板、备选方案是什么"。

二、制度与 SOP：六个部分

SOP 这三个字母听着专业，说白了就是"标准操作步骤"——把你的做法写成一张单子，别人照着做也能做出差不多一样的结果。制度比 SOP 更硬一些，它会写明"不这么做会怎样"。

• 目的。这份文件是为了解决什么问题。一句话，别绕。
• 适用范围。管谁、管哪些事、从什么时候开始。不写清楚，事后一定有人问"这也算吗"。
• 职责。谁提申请、谁审核、谁批准、谁执行、谁留存记录。每个动作对应一个角色，不要写"各部门"。
• 流程。按顺序写步骤，一步一句话，动词开头。写清每一步要提交什么、多久内完成、卡住了找谁。
• 表单。用到哪些表格、模板放在哪里、填哪些必填项。没有表单的流程，落地时一定变形。
• 违规处理。违反会怎样。这一块最敏感，必须由熟悉公司规定和当地要求的人来定，不能让 AI 起草完就照用。

三、协议初稿：六个部分

先说明白一件事：AI 写的协议只能叫"素材"。它帮你把该有的部分列出来，把话说顺，至于条款怎么写才对你有利、才站得住，必须由律师或公司法务来定。

• 双方。写全称，不要写简称或口头称呼。公司名、统一社会信用代码、联系人、联系方式，一项都别少。名称错一个字，后面可能全白写。
• 事项。到底做什么、做到什么程度、什么算完成。描述要具体到能被检验，别用"优质服务""尽快交付"这种说法。
• 金额与支付。总金额、包含什么不包含什么、分几笔付、每笔的条件和时点、开什么凭证、税费谁承担。数字必须人工确认。
• 时间。开始时间、交付节点、验收期限、逾期怎么算。注意"工作日"和"自然日"是两回事，别混用。
• 违约责任。谁违约、怎么认定、赔什么、上限多少。这一条最需要用专业人士判断，AI 给的写法只能当草稿。
• 争议解决。出了问题先协商还是直接走法律途径、在哪里处理。这一条同样必须请律师把关。

核心技巧：逐节生成，逐节追问

这一页最值钱的不是模板，而是这个用法。绝大多数人写不出好文件，不是因为 AI 不行，而是因为一次要得太多。

你想想自己写文件的过程：先想清楚背景，再定目标，再排内容，再算钱。每一步都是在上一步的基础上想出来的。你让 AI 一次交一整份，等于让它跳过所有中间思考直接给你答案，它只能拿套话把格子填满。

具体怎么操作，记住四句话就够了。

1. 一次只要一节。开口就说"先只写第一部分，写完停下等我回复"。这样你不会被一大段文字淹没，AI 也不会敷衍。
2. 把已知信息喂给它。人数、场地、预算上限、上次的问题、领导的原话，能给的都给。它知道的越多，编的越少。
3. 每一节都追问一遍。看到不满意的地方别说"重新写"，要说具体哪里不对："分工太笼统，改成具体岗位，每个岗位写清交付物"。改一处比重写一遍快得多。
4. 钱、时间、责任三类信息自己填。这是本页最重要的操作纪律。凡是涉及金额、日期、责任划分、处罚标准的地方，让 AI 留空，你自己填，或者填完让它照着你的数字检查前后是否一致。

可直接复制的提示词

下面八条覆盖了三类文件。用的时候记住一件事：先把【方括号】里的信息填满，再发出去。填得越具体，出来的东西越能用。

我要写一份【活动名称】的策划案。请一节一节来写，不要一次写完整份。
现在只写两节：
第一节"活动背景"：说清为什么办、上次办得怎么样、这次要改什么。150 字以内，条目式。
第二节"活动目标"：全部写成可以验收的指标，要包含人数或数量、明确的时间点，禁止出现"提升影响力""增强凝聚力"这类没法验收的说法。

背景资料：
时间地点：【填写】
参与人数与对象：【填写】
预算大致范围：【填写，不确定就写"暂未确定"】
上次的问题或本次的特殊要求：【填写】

写完这两节就停下，等我确认。预算和场地这类具体数字请你留空，由我提供。

接着上面的策划案，写"分工"和"时间表"两节。

分工要求：具体到岗位或人名，每人写清负责什么、什么时候交付什么。禁止出现"相关部门配合"这种没有责任人的说法。
时间表要求：从今天（【填写今天的日期】）倒推到活动当天（【填写活动日期】），按周列节点，标出每项任务的截止日。关键节点包括场地确认、物料到位、彩排、当天流程。

已知人员情况：
【填写，例如：行政 2 人、市场 1 人可支援、各部门出一名联络人】

请为上面的策划案列一张预算表，分成六列：科目 | 说明 | 数量 | 单价 | 金额 | 备注。

要求：
1. 科目按场地、餐饮、物料、奖品、交通、宣传、应急备用金分类；
2. 【单价一律留空】，由我填写，你不要写任何具体价格数字；
3. 数量可以按【参与人数 180 人】估算，并在备注里写清估算依据；
4. 金额列写公式说明，例如"=数量乘单价"，不要给出结果；
5. 最后列出三笔最容易超支的项目，提醒我重点盯。

请为这份策划案写"风险预案"，列出【5】条最可能出问题的情况。
每条按四句话写：可能出现什么问题、发生的信号是什么、谁来发现和处理、备选方案是什么。

提醒：不要写"加强沟通""提高重视"这类空话。每条都要能落地，例如"彩排时发现节目流程超时"对应的具体动作。
已知的场地和时间情况：【填写】

请帮我起草一份【制度名称】，例如"办公用品申领管理规定""客户投诉处理流程"。

严格按六个部分写，每部分用标题隔开：
一、目的（一句话，说清解决什么问题）
二、适用范围（管谁、管哪些事、何时开始）
三、职责（谁申请、谁审核、谁批准、谁执行、谁留存记录，每项对应一个角色）
四、流程（按顺序编号，一步一句话，动词开头，写清每步提交什么、多久内完成）
五、表单（用到哪些表格、必填哪几项）
六、违规处理

【违规处理这一部分只写"此处需由公司按现行规定确定"，不要替我编处罚标准。】

我的实际情况：
公司规模与部门：【填写】
现在是怎么做的、有什么问题：【填写】
希望达到的效果：【填写】

把下面这份流程，改写成一线员工能照着做的操作清单。

要求：
1. 每一步一句话，动词开头，不超过 20 字；
2. 写清每步要交什么、找谁、多久内完成；
3. 凡是涉及金额、审批额度、时限数字的地方，一律标成【待确认】，由我填写；
4. 最后列出"新人最容易做错的三步"，并各给一句提醒；
5. 不要添加原文没有的步骤。

原文：
【粘贴流程内容】

我要和【对方类型，例如：一家活动执行公司】谈合作，请帮我列一份协议初稿的骨架，包含六个部分：双方信息、合作事项、金额与支付、时间与交付、违约责任、争议解决。

要求：
1. 每个部分只写"这一部分需要约定哪些内容"的清单，帮助我不漏项；
2. 所有金额、日期、比例、期限一律写成【待填写】，禁止给出任何具体数字或标准；
3. 违约责任和争议解决两部分，请直接标注"需由律师确定，此处仅列要点"；
4. 最后列出"这类合作最容易吃亏的五个点"，供我和律师讨论时参考。

合作基本情况：【填写，例如：对方做活动执行，我司出场地和费用，合作一次，周期两个月】

下面是我写好的【文件类型：策划案/制度/协议初稿】。
请你换一个身份：你是公司里负责审核这份文件的【财务负责人/法务/部门主管】。
请指出所有问题，按下面四类分组列出来：
1. 含糊、没法验收的表述（原文引用出来）；
2. 前后数字或日期对不上的地方；
3. 缺项（按这类文件的标准结构，我漏了什么）；
4. 需要人工确认或需专业人士判断的地方。

只挑毛病，不要替我改写成最终版。涉及法律、处罚、赔偿的内容，请只提示"需专业人士确认"，不要给具体条款建议。

文件内容：
【粘贴】

提交前自查 12 问

这十二个问题，放在手边。文件发出去之前，逐条问自己一遍，两分钟能挡掉大部分低级错误。

1. 这份文件是给谁看的？他看完要做哪一件事？如果说不清，说明文件还没写明白。
2. 目标能量化吗？"提升品牌影响力"不合格，"现场到店 100 人"才合格。
3. 时间点写全了吗？谁、在哪天、几点、提前几天准备，有没有遗漏的截止日。
4. 每一项工作是不是都落到了具体的人或岗位？还有没有"相关部门""有关人员"这种模糊说法？
5. 钱的部分写清了吗？钱从哪来、付给谁、什么时候付、要什么凭证、含不含税。
6. 金额、数量、日期核对过原始资料了吗？有没有和上一个版本对不上？
7. 如果关键人请假、场地出问题、供应商掉链子，预案里写了吗？
8. 公司全称、人名、部门名、产品名写对了吗？有没有把简称当成正式名称？
9. 内部讨论、个人评价、和这件事无关的内容，删干净了吗？
10. 有没有超出我职权的承诺？比如价格、赔偿、长期独家合作这类我不能拍板的事。
11. 涉及责任、处罚、免责、验收标准的条款，是不是逐条对照过公司现行规定？
12. 该谁签字、该谁审批、流程走完了吗？合同类的文件，是否已经交法务或律师审阅？

新手容易踩的坑

1. 一句话要一整份文件。错在信息量不够，AI 只能拿套话填空。改法：拆成一节一节要，每节都告诉它背景和限制条件，见本页的"逐节生成、逐节追问"。
2. 让 AI 帮你定金额、比例和期限。它会给你一个看起来很专业的数字，但那和你的实际情况毫无关系。改法：凡是数字，提示词里明确写"一律留空由我填写"，填完再让它检查前后一致性。
3. 把 AI 写的合同初稿直接拿去签。这是最危险的一条。文本通顺不等于条款可靠，漏一条关键约定，后面全是纠纷。改法：把 AI 的稿子明确定位成"素材清单"，交给律师或法务审阅后再定稿。凡是责任、赔偿、免责、处罚类内容，必须人工逐条看，AI 不能替代专业人士。
4. 照抄别的公司的制度。别人家的处罚标准、审批额度、岗位设置和你的不一样，直接搬过来要么执行不下去，要么直接违规。改法：让 AI 只帮你搭结构和写清楚表达，具体标准由你公司的现行规定确定。
5. 不标注哪些是 AI 写的。把 AI 稿当成自己的最终判断交上去，一旦出错责任全在你。改法：在提交的内部版本里注明"初稿由 AI 辅助整理，关键条款已经过 XX 确认"，并且把没把握的地方明确标出来请别人拍板。这不是推责任，这是让审核的人知道该重点看哪儿。
6. 忽略名称和称谓。公司名少一个字、人名写错、把"甲方乙方"对调，这类错误最不起眼也最要命。改法：专门花一分钟只看名称和称谓，一个一个字核对。

进阶一小步

1. 建一个自己的"骨架库"。把这一页的三套模板、你公司常用的表格名称、常见的审批流程，整理成一个记事本文档。以后每次写文件，先把骨架连同背景信息一起粘给 AI，你几乎只需要改几个数字。
2. 用"两个身份"审同一份稿。第一遍让 AI 当财务，专挑钱和数字的毛病；第二遍让它当执行人，专挑"这一步我到底该找谁、交什么"的毛病。两个角度看到的漏洞不一样，比一次泛泛地"帮我检查一下"有效得多。
3. 把复盘写进流程。活动办完、制度施行一个月后，让 AI 对照当初的目标和实际结果，列一份"哪些达到、哪些没达到、原因可能是什么"的一页纸。下一次的方案就直接从这份复盘开始写，会比从零开始快得多。

常见问题