办公与职场

会议纪要与待办

录音转文字 → 要点 → 决议 → 待办，30 分钟的活 3 分钟干完。

开会本身不难，难的是散会之后那半小时。谁说了什么记不清，到底定了什么要靠回忆，谁负责哪件事全凭"我以为"。这段最累、最容易出错的时间，就是这一页要帮你省掉的东西。

你需要的工具，说白了就两个：一个像"会听话的打字员"，把录音变成文字；一个像"很会做笔记的助理"，把一大段文字整理成要点、决议和待办。大模型就是后面这位——你平时打开的那个聊天 AI 就是它，它能读懂你写的字，还能写出成段的文字。提示词就是你跟它说的那段话，也就是你交给它的活儿。活儿说得清楚，它干得就好；说得含糊，它只能给你一堆废话。

这一页能帮你解决什么

• 开完一小时的会，不用再花半小时回忆"刚才到底定了什么"，照着模板让 AI 把要点、决议、待办分成三块列出来。
• 手上只有手机录的一段音，也知道该怎么变成文字稿：手机自带转写、会议软件自带纪要、专门的转写工具各适合什么情况。
• 会用"待办四要素"（做什么、谁负责、什么时候完成、交付什么），让 AI 交出一张能直接贴进表格的清单，而不是一堆"积极推进""加强沟通"。
• 会写一条能直接发到部门群、发给领导的会议通知，把结论和分工写得清清楚楚，不用再自己憋二十分钟。
• 分得清"会上讨论过的"和"真正定下来的"，不会把谁随口一提的想法当成正式决议发出去，得罪人还显得你不专业。
• 学会把 AI 用在整个会议流程里：会前十分钟写议程，会中只记关键词，会后十分钟出纪要。
• 知道哪些录音不能随便上传，录音前必须先说什么，涉密和人事内容怎么处理。
• 拿到一份发出前的校对清单，避免把 AI 听错的人名、金额、日期直接发给全公司。

先看一个真实例子

下面是同一个人的两次尝试。第一次是大多数人刚上手时的问法，第二次是把要求讲清楚之后的问法。差别不在 AI 聪不聪明，而在你有没有告诉它"要什么、长什么样"。

这段话放到任何一场会后面都成立，等于什么也没说。没有要点，没有责任人，没有时间。你拿着它去安排工作，同事只会回你一句"所以谁做？"

这次的回答可以直接用了。你把三件事说清楚了：分几段、每段写什么、没提到的怎么处理。这三句话，就是这一页最值钱的地方。

从一段录音到一条能直接发出去的通知，中间只插了一次"粘贴"和两次"接着说"。这就是这一页的完整流程。

完整流水线：从一段录音到一条群通知

把这件事拆开，只有三步：转成文字、整理成四块内容、校对后发出去。每一步我都在下面写清楚了怎么做，你照着顺序走一遍就行。

第一步：把录音变成文字稿

先选工具。三种常见方式，各有各的合适场景。

• 手机自带的录音转文字。现在的手机备忘录、录音机里基本都有这个功能。好处是不用装新软件、不花钱，缺点是多人同时说话时容易糊成一片，方言重的地区也容易出错。适合：自己一个人口述的会议要点、一对一谈话。
• 会议软件自带的纪要。你用什么软件开会，它往往自带转写和简单的总结。好处是声音直接从系统里录，比外放再录清楚得多。缺点是不开这个软件就录不了。适合：线上会议。
• 专门的转写工具。这类工具通常支持上传音频文件、区分不同说话人、导出纯文本。多数有免费额度，用超了按分钟收费，具体怎么算以官网为准。适合：线下会议、访谈、培训录音。

第二步：把逐字稿交给 AI，做四件事

这一步是整条流水线的核心。一句话说清楚：一次只让它做一件事，做完一件再要下一件。很多人一次就丢一句"帮我整理会议纪要"，出来的东西就没法用；拆成四件事，出来的东西就能直接交差。这四件事是：提炼要点、列出决议、整理待办表格、写成能发群里的通知。

1. 提炼要点。把逐字稿压成五条以内。要求它每条一句话，写清"讨论了什么、结论是什么、卡在哪"，而不是"大家进行了充分沟通"。
2. 列出决议。只保留真正拍板的事。这里有个关键动作：让它把"只是提过但没定"的内容单独放在"待确认"里。这样你不会误把闲聊当决议，下次开会也知道该接着聊什么。
3. 整理待办表格。这是最容易被糊弄的一块。必须强制它写全"待办四要素"：做什么、谁负责、什么时候完成、交付什么东西。缺一项就是不合格。
4. 写成通知。让它把决议和待办改成能直接发群里的口吻，短、有称呼、有落款提醒。这一步是"翻译"，把书面语翻成人话。

整理出来的待办，最后长这个样子。你可以让 AI 直接输出这种表格，也可以让它输出成逗号分隔的格式，贴进 Excel 就是一张表。

第三步：校对、署名、发出去

这一步只有三条规矩，但每条都不能省。

• 数字和人名对着原稿核一遍。时间、金额、数量、人名、部门名，这五类是 AI 最容易听错也最要命的地方。逐字稿里"十四号"被写成"四十号"，发出去就是一场事故。
• 删掉不该出现的内容。会上顺口抱怨的话、对个人的评价、还没公开的人事安排，一律不进纪要。纪要发出去等于书面留痕，删掉比道歉容易得多。
• 署名和时间写清楚。结尾写上"记录人：你的名字，X 月 X 日，如有出入请当天反馈"。这句话既划清了责任，也给了别人纠错的机会。

会前、会中、会后：把 AI 用在整个会议里

只会后整理，你省下的是一半时间。把 AI 往前挪，整场会都会变轻松。

会前十分钟：让 AI 写议程

告诉它会议主题、参会人、上次没定的事、这次必须出结论的事项，让它给一份带时间分配的议程。开会前把议程发到群里，你会发现跑题的情况少了一大半，因为大家心里都有数了。

会中：只记关键词，不写句子

开会时别急着打字。只记几样东西：时间点、人名、数字、结论性的原话、待确认的问题。比如"10:12 张工 说 24 号给排期"这样几个词就够。会后把这些关键词连同逐字稿一起给 AI，让它对齐成完整纪要。省下的注意力，用来好好听人说话，比什么都值。

会后十分钟：出纪要，趁热发

会一散，趁大家还记得，立刻把逐字稿丢给 AI 走一遍四件事，二十分钟内把通知发到群里。这时候发出去，没人会挑你的细节；拖到第二天再发，所有人都会来跟你争论"我当时不是这个意思"。

可直接复制的提示词

下面每一条都能直接用。看到【方括号】的地方，改成你自己的内容就行。

下面是一场会议的逐字稿。请分三段输出，不要写任何开场白。

第一段"讨论要点"：最多 5 条，每条一句话，说清讨论什么、结论是什么、卡在哪里。
第二段"已定事项"：只写主持人明确拍板的事。只是提过、没有结论的，单独放在"待确认"里。
第三段"待办清单"：每条必须包含四要素——做什么、谁负责、什么时候完成、交付什么。

要求：逐字稿里没有提到的信息，一律写"待确认"，禁止自己推测补全。人名、日期、金额照抄原文，不要改写。
会议主题：【填写，例如：小程序上线进度会】
逐字稿：
【粘贴转写文字】

请从下面的内容里，抽出所有需要有人去做的事，做成一张待办清单。

每一条固定四个字段：做什么 | 谁负责 | 什么时候完成 | 交付什么。
输出成竖线分隔的一行一条，方便我直接贴进 Excel。
没有写明负责人的写"待确认"，没有写明时间的写"待确认"，不要猜。
如果某件事其实是讨论、不需要产出东西，就不要列进清单。

原文：
【粘贴逐字稿或你自己记的关键词】

把下面的决议和待办，改写成一条能直接发到部门群里的通知。

要求：
1. 开头有称呼，例如"各位"；
2. 口语一点，别用书面腔，全文【200】字以内；
3. 只写已经定下来的事，待确认的事用一句"另外还有几件事没定"带过；
4. 每条都写清谁做什么、什么时候完成；
5. 结尾加一句"有异议今天下班前找我"。
直接给我可以复制的内容，不要加解释。

决议与待办：
【粘贴上一步的结果】

我要主持一场会，请帮我写一份议程。

会议主题：【填写】
参会人：【填写，例如：技术 2 人、市场 2 人、客服 1 人】
会议时长：【填写，例如：45 分钟】
这次必须出结论的事：【填写，一到三条】
上次遗留没定的事：【填写】

要求：
1. 按时间分配，例如"0 到 5 分钟：确认上次待办"；
2. 每一项写清要谁发言、要产出什么；
3. 最后留 5 分钟专门定待办；
4. 语气口语化，我要直接发到群里。

下面是我开会时随手记的关键词，写得很乱，时间顺序可能也不准。
请帮我整理成一份完整纪要，包含：讨论要点、已定事项、待办清单（四要素）、待确认事项。

注意：如果关键词里有互相矛盾的地方，把矛盾的地方单独列出来让我确认，不要自己选一个。信息不足的地方写"待补充"。

关键词：
【粘贴你记的零散词语】

下面是一份语音转文字的结果，可能有同音字错误。请帮我做三件事：

1. 把明显听错的同音词改成正确写法，并在后面用括号标出"（原文：XX）"，方便我核对；
2. 列出所有出现的人名、公司名、产品名、数字、日期，单独成一行，让我逐个确认；
3. 不要改动原意，不确定的地方标"【待确认】"。

已知的正确写法（人名/公司名/专业词）：
【填写，例如：张伟、结算中台、GMT 接口】

转写稿：
【粘贴】

这是我上周的待办清单，这是本周会议的逐字稿。
请对照两边的信息，输出一张进度表，四列：待办事项 | 负责人 | 当前状态 | 依据。

当前状态只能填这四种：已完成、进行中、已延期、已取消。
每一项都要写出判断依据，从逐字稿里原话引用一句。逐字稿里完全没提到的，状态填"未提及"，不要猜。

上周待办：
【粘贴】

本周逐字稿：
【粘贴】

接下来我会分【3】次发给你同一场会议的不同片段，请先只看第 1 段，整理出要点、决议、待办、待确认，然后停下等我说"继续"。三段都发完后，我会让你合并。

现在这是第 1 段：
【粘贴】

新手容易踩的坑

下面五条，每一条我都见过有人真的栽在上面。写清错在哪、怎么改。

1. 只丢一句"帮我整理会议纪要"。错在没告诉 AI 要什么形状的结果，它只能给你一段正确但没用的空话。改法：说清分几段、每段写什么、每段有没有条数限制。上面第 1 条提示词就是标准答案。
2. 不说明"没提到的不要猜"。AI 的天性是"把话说圆满"，缺的信息它会自动补上，补出来的往往是幻觉。你以为是会上定的，其实没人说过。改法：每一版整理都加上"未提及的一律写待确认"。宁可清单上有三个"待确认"，也不要有一个错的负责人。
3. 把全过程一次做完。要点、决议、待办、通知一口气全要，它每一样都做得马马虎虎。改法：先出三块内容，你扫一眼确认没问题，再说"把决议和待办写成通知"。中间插一句"这里改成……"，比重新再来一遍快得多。
4. 逐字稿原封不动直接上传。逐字稿里有别人的隐私、客户的报价、还没公开的人事安排，上传到第三方工具等于把消息放到了你管不着的地方。改法：先删掉敏感段落再粘贴；涉及人事、商业机密的会议，宁可不录、不转写，手动记要点。整理人事、法律、财务相关会议内容时，务必以公司正式文件和专业人士意见为准。
5. 整理完不核对就发。AI 把"十四号"写成"四十号"、把"李经理"写成"黎经理"，都不是小概率事件。改法：发出前专门花两分钟核对人名、数字、日期、部门名这四类，一个一个字看。
6. 把讨论当决议。会上有人随口说"要不加个人吧"，AI 会当成定下来的事写进"已定事项"。改法：强制要求"没明确拍板的进待确认区"，并且你自己读一遍待确认区，看有没有被误判的。

进阶一小步

1. 做一份自己的"固定格式"。把公司常用的纪要格式（比如表头、字段名、结尾署名那一行）写进提示词，存到记事本里。以后每次只改会议主题和逐字稿，出来的东西格式一模一样，你连排版都不用碰。
2. 让 AI 帮你提前想问题。会前把议程给它，加一句"这场会最可能在哪两三个地方卡住？我该提前准备什么数据？"它给出的未必全对，但能提醒你带上该带的材料，比空手上桌强。
3. 把待办变成例行对账。每周固定时间，把上一周的待办清单和本周的会议记录一起给 AI，让它输出一张"谁的活挂了、挂了几天"的表。这张表发出去，比你在会上催十遍都管用，因为它讲的是事实，不针对任何人。

常见问题