办公与职场

做 PPT 和演讲稿

从零到汇报：大纲、逐页文案、排版与配色建议，一次说清。

这一页能帮你解决什么

下面这些话，如果你在心里点过头，这一页就是写给你的：明天要汇报，PPT 还是空的；打开软件先挑模板，挑了一个小时还没写字；写出来的每页都是一堆短句，自己念起来都不知道重点在哪。

• 开写之前，先想清楚三件事：谁听、听多久、听完要他们做什么决定。
• 把一个模糊的题目（"讲讲我们部门的工作"）变成 5 到 8 页的大纲，每页一句话说清主张。
• 拿到每页的"一句话核心 + 三个支撑点"，可以直接复制进 PPT，不用再对着空白页发慌。
• 得到备注页的逐字稿，并算出每页大概讲几分钟，避免讲太快留一半时间干站着。
• 得到每一页的配图和图表建议：这页该放柱状图、折线图还是直接放一张照片。
• 拿到配色和字号的建议（哪几个颜色、标题多大、正文多大），不用再在色板里纠结。
• 学会把一份 20 页的旧材料，压成 6 页的汇报版，汇报不是把材料念一遍。
• 学会给每页配一句"所以呢"，让领导三秒听懂你想说什么。
• 知道哪些事绝对不能交给 AI：编数字、造案例、编政策条文，一个都不能碰。
• 拿到一整条能照着改的提示词，从"定目标"一路用到"预演问答"。

先看一个真实例子

下面几段是真实会发生的对话。第一段是很多人第一次用 AI 做 PPT 的样子，第二段是同一个需求、换了个问法。

它答得很快，但这份大纲你在网上能搜到一百份，换个部门名字就能接着用。问题不在 AI 笨，问题在你没说清楚"讲给谁听、讲完要他们做什么"。AI 看不到你的办公室，它只能靠你给的几句话去猜。

第二段里，AI 做了三件你自己容易漏掉的事：把"汇报"翻译成"要一个决定"；算清楚 15 分钟分成 7 页、每页大约 2 分钟；明确写下"数字我不编，请你填"。这才是能用的回答。

注意最后那句时长提醒。很多人第一次汇报都栽在这里：稿子写得太满，5 分钟就讲完了 15 分钟的内容，剩下 10 分钟只能反复喝水。写字数、算时长、按分钟分配页数，这三步一定要做。

五步流程：从一个题目到一份能念的稿子

这一套顺序你照着走，一小时的活儿大概能压到二十分钟。每一步都别跳，尤其是第一步。

1. 第一步：说清楚"谁听、听多久、希望他们做什么决定"。

   这三句话是整份 PPT 的地基。谁听，决定了用什么词——给财务讲要谈成本和回报，给一线同事讲要谈怎么执行。听多久，决定了页数——15 分钟就别做 30 页，一页一分钟已经是很快的速度了。要什么决定，决定了结尾长什么样——是"请批准预算"，还是"请配合下周的排期"。

   写下来之后照着念一遍，如果自己都说不清要什么，那这个汇报先别做。

2. 第二步：让 AI 出大纲，然后砍到 5 到 8 页。

   把第一步那三句话直接交给 AI，让它按页给大纲，每页写一句主张（不是"工作概述"这种标题，而是"线上投放的单个咨询成本更低"这种能站得住的话）。拿到大纲后，你要做的是减法：凡是和"要他们做的决定"无关的页，删掉；两页讲同一个意思的，合成一页。

   一个偷懒但有效的检验方法：把每页那一句话连起来读，如果读起来像一段通顺的话，说明逻辑是通的。

3. 第三步：逐页写"一句话核心 + 三个支撑点"。

   这是整份 PPT 最花时间的部分，也是 AI 最能帮上忙的部分。给 AI 一页的标题和你的真实素材，让它输出：一句话核心（不超过 25 字）、三个支撑点（每条不超过 20 字）、以及"这一页的数字需要你填哪几个"。

   支撑点最好是三类东西中的一种：一个数字、一个前后对比、一条别人的反馈。三类都凑不出来，说明这页可以不讲。

4. 第四步：生成备注页逐字稿，算出口播时长。

   逐字稿写在备注里，观众看不到，它是给你自己壮胆用的。要求 AI 写得口语一点：短句、少用书面词、每段控制在三句以内。同时让它标出每页预计时长。

   中文正常讲话大约每分钟 180 到 220 字，这是估算，人和人差别不小。稳妥的做法是：按你的真实语速掐一次表，读 300 字看用多少秒，算出你自己的每分钟字数，再让它按这个数配稿。念一遍用手机录音，回放时你会发现很多"写出来顺、念出来别扭"的句子，顺手改掉。

5. 第五步：要排版和配色建议。

   这一步很多人省掉了，结果内容很好但画面很乱。你可以直接问 AI：每一页放什么图、用什么图表、标题和正文各多大、主色用什么。给你一个通用的起点：全篇主色不超过 3 个（一个主色、一个深灰文字色、一个强调色），正文字号 18 到 24 磅，标题 32 到 40 磅，一页最多 6 行字。

   图表怎么选也很好记：比较几个项目的多少，用柱状图；看一段时间里的变化，用折线图；看一个整体的构成，用饼图或环形图，而且别超过 5 块。数字少的时候，干脆别画图，把那个数字放大写出来更有冲击力。

可直接复制的提示词

下面这几条按顺序用，就是一条完整的流程。方括号里的内容换成你自己的，其余尽量别删——那些限制条件（不许编数字、每页不超过多少字）才是好结果的关键。

我要做一次工作汇报，请你先帮我理清目标，不要急着写 PPT。

已知信息：
- 题目：【例如：本季度部门工作汇报】
- 听众：【例如：总经理、财务总监和 3 位部门负责人，共 6 人】
- 时长：【15 分钟】，之后有没有提问环节：【有，约 5 分钟】
- 我最希望听完之后他们做的一件事：【例如：同意下季度把推广预算从线下转到线上】
- 他们的立场可能是：【例如：财务总监比较在意成本，其他部门担心影响配合】

请你做三件事：
1. 用一句话帮我确认：这次汇报真正要拿到的结果是什么。
2. 列出听众最可能关心的 3 个问题，以及他们可能反对的 1 到 2 个点。
3. 告诉我：为了拿到这个结果，整份汇报必须回答哪几个问题（最多 5 个）。

不要写套话，像同事之间讨论那样直接说。

根据下面的目标，帮我排一份 PPT 大纲，总页数控制在【6】页以内。

汇报目标：【把上面第 1 步确认过的那句话贴在这里】
听众：【…】
时长：【15 分钟】

要求：
1. 每页只写两样东西：页面标题 + 这一页要讲清楚的一句话主张（不超过 25 字）。
2. 第一页之后必须是"结论先行"页，先把建议说出来。
3. 最后一页必须是"需要对方做什么"，写成一条一行的清单。
4. 删掉所有可有可无的页，比如"背景介绍""致谢"这类可以不讲的。
5. 在每页后面用括号标出：这一页大概讲多久（按每分钟 200 字估算）。

如果页数超了，请你自己先砍，只给我砍完的版本，并说明你砍掉了哪几页、为什么。

现在写第【3】页的文案。

这一页的标题：【现状：钱花在哪了】
这一页要讲的主张：【线下和线上渠道的单个咨询成本差距明显】
我手上真实的信息是：
- 【渠道一：线下展会，本季度花费 ____ 元，带来咨询 ____ 条】
- 【渠道二：短视频账号，花费 ____ 元，带来咨询 ____ 条】
- 【渠道三：官网表单，花费 ____ 元，带来咨询 ____ 条】

请输出：
1. 一句话核心（不超过 25 字，直接说结论）。
2. 三个支撑点，每条不超过 20 字，形式优先用"数字 / 前后对比 / 真实反馈"。
3. 这一页应该放什么图，说清图表类型、横轴纵轴各是什么。
4. 提醒我：这一页有哪几个数字必须我自己核实后填进去。

严禁编造任何数字或案例。我给的空缺就用【待填】占位，并单列一张待填清单。

请帮我写备注页的逐字稿，我要照着念。

页面内容（我贴给你）：【把第 3 到第 5 页的标题和要点贴在这里】
我的讲话速度：【每分钟约 200 字】
每页时长：【各 1 分 20 秒左右】

要求：
1. 口语化，像我在跟同事讲话，不要书面语和排比句。
2. 每句不超过 25 个字，一段不超过 3 句，方便换气。
3. 不要重复念页面上已经写着的字，要讲页面上没有的补充和判断。
4. 每页开头给我一句"过渡话"，比如"看完花费，我们再看这钱换回了什么"。
5. 每页末尾标出：预计时长、容易卡壳的词、可以停下来看一眼听众的位置。

最后告诉我：全篇念完大约多少分钟。

我这套 PPT 有【6】页，用途是【公司内部汇报，会投影在会议室大屏上】。

请给我一套具体到能直接操作的排版方案：
1. 配色：给出 3 个颜色（主色、文字色、强调色），说明各自用在哪，主色要稳一点，不要太鲜艳。
2. 字号：封面标题、内页标题、正文、图表注释各用多少磅。
3. 版式：每一页说明——文字放哪、图放哪、一页最多几行字。
4. 图表：逐页告诉我该用什么图（柱状图 / 折线图 / 表格 / 大数字），以及为什么。
5. 字体：中文用什么、英文和数字用什么，只推荐系统自带的，不要我另外下载。

请用"第 1 页怎么做、第 2 页怎么做"的方式写，不要给我一堆设计原则。

我原来有一份【20】页的材料，现在只有【10】分钟汇报时间，需要压成【6】页。

原始材料我贴在下面：
【粘贴原文，或者粘贴每页的标题 + 要点】

压缩要求：
1. 只保留和"让对方做决定"直接相关的内容，其余全部删掉。
2. 合并讲同一件事的页面，最多 6 页。
3. 每页一句话主张，不超过 25 字，一个主张一个页面。
4. 删掉的内容如果以后可能被问到，请单独列一份"备用页清单"，只在提问环节用。
5. 告诉我：这 6 页的顺序为什么这么排。

请直接给我压缩后的 6 页，不要给我分析过程。

下面是我 PPT 每一页的内容，请你为每页补一句"所以呢"。

【逐页粘贴标题和要点】

要求：
1. 每页写一句"所以呢"，用"所以……"开头，不超过 20 字，说清这一页对听众意味着什么。
2. 这句话要能直接当口播说出来，不要写成书面小结。
3. 如果某一页说不出一句站得住的"所以呢"，请直接告诉我"这页可以删"。
4. 最后把 6 句"所以呢"连起来读一遍，检查整份 PPT 是不是一条通顺的话。

示例：页面内容是"线下展会花费占比 60%"，所以呢 = "所以这 60% 的钱，值得重新分配。"

我明天要汇报，下面是每页的一句话主张和我的核心数据：
【逐页粘贴】

请你扮演【财务总监】这个角色，向我提 5 个最可能被问到的问题。

要求：
1. 问题要尖锐具体，不要"你怎么看"这种泛泛的。
2. 其中至少 2 个问题要针对我的数据来源和算法。
3. 每个问题后面，给我一段 60 字以内的回答要点，口语化，我能直接说出口。
4. 最后提醒我：哪 2 个问题我如果答不上来，就该提前准备好材料或者主动带过。

一条铁律：数字必须自己填

具体怎么做，三招就够：

• 提前打招呼。在每条提示词里都加一句"严禁编造数字，需要数据的位置用【待填】占位，并单独列出待填清单"。AI 一旦被明确要求，绝大多数时候会老实留白。
• 让它算，不让它猜。如果确实要算，把真实数字给它，并让它写出算式。比如"花费 8000 元，咨询 200 条，单个咨询成本是多少？请写出算式"。它算完你再用计算器按一遍，别嫌麻烦。
• 交付前做一次抽查。把所有数字圈出来，逐个回到原始报表核对。这一步花十分钟，能挡掉最大的风险。

两招救急

救急一：把 20 页压成 6 页

压不下去，通常是因为你把"材料"当成了"汇报"。材料是给自己存档用的，汇报是让对方做决定用的，两者本来就不该一样长。压缩时按这个顺序动手：

• 先删掉所有解释背景的页——背景一句话就能带过，不值得单独一页。
• 再合并同类项。三页分别讲三个渠道的成绩，合成一页做对比，信息量没少，反而更清楚。
• 然后把过程性内容转成备用页。你做了多少辛苦的准备，对方不一定关心，但被问到时要答得出来，所以别删，塞进最后的备用页。
• 最后检查剩下这 6 页能不能回答一个问题："你要我做什么？"回答不了，说明砍错了。

救急二：每页配一句"所以呢"

很多人念完一页，听众心里会冒出一句"所以呢"。这就是不合格的一页。给每页配一句"所以……"，是把数据翻译成意思的最快办法。

用法很简单：写完一页问自己一句"所以呢"，答不上来就删掉这页；答得出来，就把这句"所以"直接写进备注页，念的时候照着说。

新手容易踩的坑

坑一：只丢一个题目，指望 AI 猜出你的意思

错在哪："帮我做个关于 XX 的 PPT"，AI 只能给你一份谁都能用的大纲，你还要花更多时间改。

怎么改：按"谁听 + 听多久 + 要什么决定 + 我有什么真实材料"四句话交代清楚。四句话多打三十个字，省下的是半小时。

坑二：让 AI 编数据，或者只给一个模糊的数字让它发挥

错在哪：它会把数字写得像真的，格式、单位、小数点都齐，但经不起追问。汇报场合里这是最要命的错误。

怎么改：每条提示词都写"不要编数字，用【待填】占位"。数字自己填，算式让它写，填完自己用计算器再按一遍。

坑三：一页塞太多字，变成"念稿子大会"

错在哪：一页 300 字，听众要么低头看手机，要么抢在你前面读完，你说什么他都不听了。

怎么改：一页最多 6 行字，每行不超过 20 字，标题之外的字全部挪进备注页。页面上只留结论和数字，解释靠嘴说。

坑四：不留时间，稿子写满 15 分钟

错在哪：现场一定会慢——紧张会结巴，会有人插话，投影仪可能还要调两分钟。稿子写满，最后一定是超时被主持人打断。

怎么改：按目标时长的七成准备内容。15 分钟就准备 10 分钟的稿子，多出来的时间用来停顿、看听众、回答插话。用字数倒算时长：每分钟大约 200 字，10 分钟就是 2000 字左右。

坑五：把 AI 写的句子原样搬上台

错在哪：那些句子读起来通顺，但不像你说的话，念出来会别扭，遇到追问就更接不上。

怎么改：每页挑两三个关键句，用你自己的话说一遍，把它替换掉。判断标准很简单：这句话你会不会在饭桌上跟同事这么说？不会，就改成会说的样子。

坑六：只准备讲的内容，不准备被问的回答

错在哪：讲得挺顺，一问就慌，前面的效果全丢了。

怎么改：汇报前一晚，让 AI 扮演你的听众里最难说话的那位，提五个问题，你口头答一遍。答不上来的，第二天要么带材料，要么提前想好怎么坦诚说明。

进阶一小步

一、把每页做成"三层结构"，讲到第几分钟都有话

第一层是页面上的一句话核心，谁都能看到；第二层是三个支撑点，你开口就讲；第三层是一个具体的小故事或者现场细节，比如"这批表单改短的当天，我盯着后台刷新了半小时"。时间够就讲到第三层，时间紧就只讲第一层。三层都准备好，被临时砍掉一半时间也不会慌。

二、让 AI 帮你做"反向检查"

大多数人让 AI 写，很少有人让 AI 挑毛病。写完把整份稿子贴回去，加一句："请你假装是最挑剔的听众，指出这份汇报里三处逻辑跳跃、两处没说清的地方，以及一个最大的漏洞。"它挑出来的问题，你未必全认，但被它点过的地方，你自己讲的时候心里就有底了。

三、建一个自己的"素材库"文件

新建一个文本文件，随手往里存：本季度好用的三个数字、客户说过的原话、上个月汇报被问到的两个问题。下次做汇报时，把这些直接贴给 AI，比什么提示词技巧都管用。AI 写不出你手里的真实素材，但它特别会给真实素材排顺序。

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